Leve de secretaresse

Afgelopen week waren alle Drentse bestuurssecretaresses te gast in Emmen. Ik mocht het openingswoord doen. Daarbij sprak ik over de zeven geboden voor de secretaresse van de burgemeester en de wethouder.

Ten eerste:  geef de bestuurder altijd gelijk, hoewel hij natuurlijk lang niet altijd gelijk heeft. Begin elk antwoord met positief knikken, vriendelijk lachen en woordjes als “natuurlijk, zeker en inderdaad”. Antwoord vervolgens vooral wat je zelf vindt.
Ten tweede: ook al is de bestuurder nog zo slordig gekleed, geef subtiel aanwijzingen. Wijs niet meteen naar het losse knoopje of de half openstaande rits. Zeg bijvoorbeeld: “mooi overhemd heb je aan, helemaal als hij ook nog van achteren goed zit”. Of: “leuk colbertje, zal ik die knoop er weer aannaaien”?
Ten derde:  doe alsof je alles van de bestuurder kan lezen. Bij het zoveelste gemaggel op een geeltje of een A4-tje, zeg je : “goh, wat een zinvolle opmerking staat hier, maar klopt het dat ik behaard ben. Oh, staat er: moet worden bewaard”.
Ten vierde: wees altijd vrolijk. Bestuurders staan bekend om hun ochtend-, middag- of avondhumeur, afhankelijk van het tijdstip van de dag. Zij verwachten echter dat jij altijd goedgehumeurd bent. Je hoeft geen moppen te vertellen, maar een vriendelijk gezicht helpt bij norse bestuurders.
Ten vijfde: Wijs hem altijd de weg. Bestuurders zijn de helft van hun werktijd verdwaald. Is het niet binnen het gemeentehuis (“waar zit Gerard ook al weer”?), dan is het wel onderweg. Sommige bestuurders bellen hun secretaresse met de interessante vraag “waar ga ik heen”. Dan verwacht hij geen bijdehand antwoord (“ik dacht:  nu eindelijk eens naar de kapper”), maar een duidelijke instructie.
Ten zesde: bewaak de tijd. De meeste bestuurders kunnen beter praten dan klokkijken. Circa twee derde van alle afspraken hebben de neiging om uit te lopen. Als je niet ingrijpt, krijgen de laatste bezoekers van de dag erwtensoep aangeboden om de wachttijd van een klein uur nog enigszins behaaglijk door te komen. “Uw volgende bezoek wacht al even,” is een subtiele aanmaning.
Ten zevende: besteed aandacht aan de sportieve hobby’s van de bestuurder. Weet bij voetbalburgemeesters altijd de uitslag van zijn favoriete club. Vraag of het lekker ging met biljarten, jeu de boules of op de wekelijkse sjoelavond. Het interesseert je niets, maar je zal merken hoe enthousiast bestuurders kunnen vertellen over hun grootse sportieve prestaties. Zeg bij de wat oudere bestuurder: “goh, dat je dat nog steeds zo goed kan, knap hoor”. Plak bij goed sportgedrag gerust een mooi plaatje op de weekmap, vinden ze nog steeds leuk.

Met deze zeven geboden, moet het goed komen in het bestuurssecretariaat. En als het niet goed komt, gaan we naar de tweede cursus: “hoe kom je zo snel mogelijk van een vervelende bestuurder af”.