Klachtenregeling aanbestedingsprocedure

Hoe gaat de gemeente om met klachten over de aanbestedingsprocedure?

De gemeente heeft een Klachtenmeldpunt aanbesteden (hierna: Klachtenmeldpunt). Dit meldpunt behandelt onafhankelijk de klachten over lopende aanbestedingen. Het Klachtenmeldpunt brengt daarover een advies uit aan de projectgroep van de aanbesteding.

Onafhankelijk betekent dat de behandelaars van de klacht niet direct betrokken zijn (geweest) bij (het schrijven van) de aanbesteding. Dit kan ook iemand van inkoopafdeling zijn. De gemeente wil  ondernemers een laagdrempelige mogelijkheid bieden om een klacht  over een aanbesteding te melden. Daarom is er een Klachtenmeldpunt aanbesteden. Wij gebruiken hierbij het uitgangspunt ‘eerst vragen dan klagen’.

De ondernemer kan een klacht sturen over:

• inhoud of vorm van een lopende aanbesteding;
• een selectie- of gunningsbeslissing van een lopende aanbesteding.

Waarover kunt u contact opnemen met het Klachtenmeldpunt?

U bent als ondernemer betrokken bij een aanbesteding van de gemeente. In de Nota van Inlichtingen heeft u een melding, vraag of voorstel gedaan dat de gemeente volgens u niet naar tevredenheid heeft beantwoord. Of de gemeente heeft een gunningsbesluit genomen waarmee u het niet eens bent.

Als dit het geval is, kunt u een klacht sturen aan het “Klachtenmeldpunt aanbesteden”. In de beschrijving van de klacht geeft u gemotiveerd aan met welke punten van de aanbesteding u het niet eens bent  of een onderdeel daarvan. Een ongemotiveerde klacht neemt het Klachtenmeldpunt niet in behandeling.

Het Klachtenmeldpunt behandelt geen algemene klachten over het aanbestedingsbeleid van de gemeente.

Wie kan een klacht sturen?

Alleen ondernemers die belang hebben bij het krijgen van een specifieke overheidsopdracht kunnen een klacht indienen.

Daaronder vallen alleen:

• geïnteresseerde ondernemers;
• (mogelijke) inschrijvers en gegadigden;
• onderaannemers van (mogelijke) inschrijvers;
• brancheorganisaties en met de branche verbonden adviescentra van ondernemers.

Binnen welke tijd stuurt u een klacht in?

• Een klacht over de inhoud of vorm van de aanbesteding moet u vóór de uiterste datum van aanmelding/inschrijving insturen;
• Een klacht over een selectie- of gunningsbeslissing bij een onderhandse aanbesteding moet u binnen 5 kalenderdagen na verzending van de beslissing insturen;
• Een klacht over een selectie- of gunningsbeslissing bij een openbare aanbesteding moet u binnen 10 kalenderdagen na verzending van de beslissing insturen.

Wat gebeurt er met de planning van de aanbesteding?

• Een klacht over de inhoud en vorm van de aanbesteding beantwoordt het Klachtenmeldpunt op zijn laatst 7 kalenderdagen voor de sluitingstermijn voor het inleveren van offertes. De sluitingstermijn schuift op als dit niet het geval is, zodat tussen de beantwoording van de klacht en de sluitingstermijn altijd 7 kalenderdagen zitten;
• Een klacht over de selectie- en gunningsbeslissing stelt de bezwaartermijn uit. Na beantwoording van de klacht van de projectgroep begint de volledige bezwaartermijn weer opnieuw.

Hoe verloopt het proces?

Stap 1:

U stelt een e-mail op. Hierin maakt u duidelijk dat het over een klacht gaat, waarover uw klacht gaat en wat volgens u de oplossing is van het probleem. In de klacht geeft u ook aan over welke aanbesteding het gaat, de naam van uw bedrijf, adres, contactpersoon, e-mail en telefoonnummer. Deze e-mail verstuurt u naar klachtaanbesteding@emmen.nl.

Stap 2:

Het Klachtenmeldpunt bevestigt zo snel mogelijk de ontvangst van de klacht.

Stap 3:

Het Klachtenmeldpunt onderzoekt of de klacht terecht is. Hiervoor vraagt het Klachtenmeldpunt informatie aan de projectgroep van de aanbesteding en de betrokken ondernemer. Het Klachtenmeldpunt begint zo snel mogelijk met het onderzoek en houdt daarbij rekening met de planning van de aanbestedingsprocedure.

Stap 4:

Het Klachtenmeldpunt brengt advies uit aan de projectgroep. In het advies geeft het Klachtenmeldpunt gemotiveerd aan of het Klachtenmeldpunt de klacht gegrond, gedeeltelijk gegrond of ongegrond vindt. Het advies van het Klachtenmeldpunt aan de projectgroep is bindend. Als de projectgroep het oneens is met het advies dient dit ter besluitvorming voorgelegd te worden aan het college. Indien het Klachtenmeldpunt vindt dat de Klacht (gedeeltelijk) terecht danwel er een collegebesluit is, volgt stap 5.

Stap 5:

De contactpersoon van de aanbesteding meldt zo snel mogelijk aan de ondernemer wat de projectgroep doet met het advies. Ook de andere (mogelijke) inschrijvers krijgen het resultaat gestuurd. Het kan voorkomen dat de contactpersoon dit bericht op hetzelfde moment ook stuurt aan andere ondernemers die bij de aanbesteding betrokken zijn. Dit hangt af van de fase van de aanbestedingsprocedure. Dit doen we om bevoordeling van partijen te voorkomen.

Na stap 5 is het proces klaar.

Bemiddeling of advies van de Commissie van Aanbestedingsexperts

De minister van Economische Zaken heeft de Commissie van Aanbestedingsexperts ingesteld. Deze commissie heeft als doel om zonder invloed van iemand anders advies te geven over klachten over aanbestedingsprocedures.

Als de gemeente niet of niet binnen een volgens u redelijke periode reageert kunt u de klacht ook sturen aan de Commissie van Aanbestedingsexperts. Ook als de reactie van de gemeente daarvoor reden toe geeft.

Op de website van de Commissie van Aanbestedingsexpert leest u op welke manier u bij hen een klacht in kunt dienen. Zie: https://www.commissievanaanbestedingsexperts.nl/indienen-klacht.

Het advies van het Klachtenmeldpunt aanbesteden of Commissie van Aanbestedingsexperts is niet dwingend voor de gemeente.

Kort geding

Los van de hierboven omschreven aanpak voor het indienen van een klacht: voor de ondernemer staat altijd de mogelijkheid open tot het starten van een kort geding.