U wilt een evenement organiseren. Onder evenement wordt verstaan “elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak”, al dan niet tegen betaling voor de toegang. Voorbeelden van evenementen zijn: een braderie, een optocht, een feest op een openbare plaats, een muziekvoorstelling, kermis, circus, etc.
Besloten feesten, dat wil zeggen een feest alleen voor genodigden, wordt niet gezien als een evenement. Hiervoor heeft u ook geen melding nodig, tenzij u een grote tent voor meer dan 50 personen plaatst. Check dan het onderstaande schema.
Melding of een vergunning nodig?
Met behulp van het Schema 'Melding of Vergunning' bepaalt u of uw evenement meldings- of vergunningplichtig is.
Zo ja, dan volgt uit het schema, welk formulier voor uw evenement van toepassing is. In bepaalde gevallen is het niet nodig om een melding te doen of een vergunning aan te vragen voor uw activiteit.
Melding
U kunt uw Meldingsformulier voor een evenement per post of per email indienen bij de gemeente. Deze melding moet u 10 werkdagen vóór de datum van het evenement indienen.
Vergunning
Voor het aanvragen van de vergunning kunt het Aanvraagformulier evenementenvergunning invullen. Een evenementenvergunning vraagt u altijd 12 weken voor de datum van het evenement aan.
Ondergrond en plattegronden evenementenlocaties
Weten waar dat stopcontact zit of hoe vlak het terrein is waar u een evenement gaat organiseren? Bekijk dan de plattegronden in onze speciale viewer. Met deze viewer kunt u inzomen naar het gebied waar u een evenement wilt organiseren. U kunt dan bekijken wat de ondergrond is van het terrein of welke voorzieningen waar geplaatst zijn. U kunt in de handleiding zien hoe u de viewer kunt gebruiken en hoe u vervolgens een afdruk kunt maken van de evenementen locatie.
Evenement melden
In het meldingsformulier staan de richtlijnen waaraan de organisator zich moet houden. U verstuurt dit formulier minimaal 10 werkdagen vóórdat het evenement plaatsvindt. Dit kan per email (gemeente@emmen.nl) of per post. De gemeente beoordeelt of uw evenement onder de meldplicht valt. Is uw evenement toch vergunningsplichtig, dan zult u alsnog een vergunning moeten aanvragen.
Vergunning aanvragen
Heeft u een evenementenvergunning nodig, gebruik dan het aanvraagformulier en voeg daar de relevante bijlagen aan toe. Meestal is dit een situatietekening van het evenemententerrein en een plattegrond op schaal van tijdelijke bouwwerken (zoals tenten, podia en tribunes). Ook een draaiboek wordt vaak gevraagd. Tijdens het invullen van het aanvraagformulier komt u de eisen vanzelf tegen.
De aanvraag voor een evenementenvergunning moet 12 weken vóór de datum van uw evenement in het bezit van de gemeente zijn. Wanneer het formulier niet volledig is ingevuld of de vereiste bijlagen zijn niet meegezonden, kan de aanvraag niet behandeld worden. U krijgt dan de gelegenheid om de aanvraag compleet te maken. Indien dit niet gebeurt of te laat, kan dit betekenen dat uw evenement niet doorgaat. Is de gevraagde documentatie volledig, dan beslist de gemeente binnen 8 weken.
De gemeente Emmen stelt jaarlijks een subsidiebedrag beschikbaar voor evenementen met een bovenregionaal karakter die binnen de gemeente Emmen worden gehouden. Het college van burgemeester en wethouders besluit over het al dan niet toekennen van subsidies vanuit het Evenementenfonds. Meer informatie hierover vindt u op de pagina Subsidie aanvragen voor evenementen.
In o.a. de volgende situaties heeft u een vergunning nodig en is een melding niet voldoende:
• U organiseert een evenement dat toegankelijk is voor elk publiek waarbij er meer dan 200 bezoekers verwacht worden;
• U organiseert een evenement in
◦ een tent (waar meer dan 50 personen in kunnen )
◦ in de openbare ruimte;
◦ u plaatst een podium en/of tribune;
• U schenkt tijdens het evenement zwak alcoholische dranken buiten een horecabedrijf;
• U draait versterkte muziek;
• Er zijn verkeermaatregelen nodig voor het evenement (wegafsluitingen).
Melding
Het melden van een evenement is gratis.
Vergunning
Voor het in behandeling nemen van uw aanvraag, betaalt u eenmalig leges. Ook als u de vergunning niet verleend wordt, moet u deze leges betalen.
Wij hanteren voor het jaar 2018 de volgende tarieven:
- Ontheffing artikel 35 Drank- en Horecawet € 74,75
- Het gebruiken van bouwwerken in relatie tot de brandveiligheid tijdens evenementen € 262,30
- Verkrijgen van een ontheffing als bedoeld in artikel 87 RVV 1990 € 18,65.