Evenement organiseren

U bent van plan een evenement te organiseren. Zoals een braderie, een optocht, een feest met of zonder tent op een openbare plaats, een muziekvoorstelling, kermis, circus straatfeest, buurtbarbecue, een wedstrijd, etc. Checkt u via het  stroomschema 'Melding of Vergunning' of uw evenement meldings- of vergunningplichtig is. Besloten feesten, dat wil zeggen een feest alleen voor genodigden, wordt niet gezien als een evenement. Hiervoor heeft u ook geen melding nodig, tenzij u een tent van 25 m2 of meer plaatst. Dan zal u een melding brandveilig gebruik moeten indienen.

Twijfelt u tussen een melding of een vergunning?
Vraagt u dan een evenementenvergunning aan. Er worden geen leges in rekening gebracht voor een aanvraag evenementenvergunning of melding. Voor eventuele ontheffingen worden wel leges in rekening gebracht, zie het tabblad 'Kosten'. 

LET OP! De aanvraag voor een evenement moet minimaal 12 weken voor de datum van het evenement bij de gemeente binnen zijn. 6 weken hiervan is de termijn dat men hierover een bezwaar kan maken, dus er blijven slechts 6 weken over om uw aanvraag te beoordelen. Alleen dan is te garanderen dat uw evenement door kan gaan. 

U kunt ook een conceptaanvraag doen van uw evenement. U vult het formulier volledig in en bespreekt het op afspraak met de gemeente om samen te kijken wat wel en niet kan.  

Aanvraag 

U vraagt de vergunning/ of melding op tijd aan. Voor een melding is dit minimaal 10 werkdagen voor het evenement. Bij een vergunning is dat minimaal 12 weken voor het evenement. Is uw evenement toch vergunning plichtig? In dat geval is een vergunning aanvragen alsnog nodig. Houdt u daarom rekening met de aanvraagtijd. 

De gemeente stemt uw aanvraag/melding af met externe adviseurs zoals veiligheidsdiensten. Hieruit komen mogelijk extra eisen of vragen.  

Is het aanvraagformulier niet volledig ingevuld? Of zijn de vereiste bijlagen niet meegezonden? 

In dat geval kunnen wij uw aanvraag niet beoordelen. U krijgt de mogelijkheid om uw aanvraag compleet te maken. Doet u dat niet of niet op tijd? Dan betekent dit dat uw evenement helaas niet kan doorgaan. Vraagt u op tijd aan om eventuele teleurstellingen te voorkomen. En heeft u vragen. Of wilt u graag (voor)overleg? Plan gerust een afspraak met ons in.

De gemeente Emmen stelt jaarlijks een subsidiebedrag beschikbaar 

Dit geldt voor evenementen met een bovenregionaal karakter welke plaatsvinden binnen de gemeente Emmen. Het college van burgemeester en wethouders besluit over het al dan niet toekennen van subsidies vanuit het Evenementenfonds. Meer informatie leest u op de pagina Subsidie aanvragen voor evenementen

Online aanvragen 

De gemeente beslist binnen 8 weken na ontvangst op uw aanvraag. Deze termijn mag de gemeente eenmaal verlengen met 8 weken. De termijn voor opvragen ontbrekende stukken komt hier nog bij.

U en ook andere belanghebbenden kunnen bezwaar maken op het besluit. Doe dit binnen 6 weken na het besluit. Bent u het niet eens met de uitspraak op het bezwaarschrift? Dan kunt u beroep aantekenen bij de Rechtbank. 

Zienswijzen zijn niet mogelijk bij een melding of evenementenvergunning.

De normale tijdsplanning van een aanvraag evenementenvergunning:

  • aanvraag minimaal 12 weken indienen voor het evenement (liefst eerder aanvragen);
  • hiervan zijn 6 weken bezwarentermijn voor eventuele belanghebbenden;
  • zo blijven er uiteindelijk 6 weken behandeltermijn over om uw aanvraag te behandelen;
  • na binnenkomst aanvraag => 1 week om uw aanvraag inhoudelijk te beoordelen;
  • akkoord => uitzetten voor advies => 14 dagen door adviseurs om te beoordelen;
  • niet akkoord => aanvullende stukken opvragen. 
  • na ontvangen stukken niet compleet => uw aanvraag wordt buiten behandeling gezet;
  • na ontvangen stukken en indien compleet => uitzetten voor advies => 14 dagen om door adviseurs te laten beoordelen 
  • adviezen akkoord => dan vergunning verlenen
  • adviezen niet akkoord, geen behandeltijd over => dan vergunning weigeren.

 

Organiseert u een klein evenement? Dan is meestal een vergunning niet nodig. Meldt u het evenement wel bij de gemeente aan. 

U vraagt de melding uiterlijk 10 werkdagen voor het evenement aan. 
Dat kan met dit meldingsformulier en wanneer alle onderstaande punten met “ja” zijn te beantwoorden:

  • bij minder dan 200 personen aanwezig;
  • tent kleiner dan 25m2;
  • objecten groter dan 10m2;
  • tot maximaal 24:00 uur;
  • geen muziek voor 07:00 uur en na 23:00 uur;
  • niet op de rijbaan, (brom)fietspad of een parkeerplaats;
  • geen alcohol;

Is bij 1 of meer vragen het antwoord nee? Dan is een evenementenvergunning nodig, zie hieronder. 

U vraagt de vergunning minimaal 12 weken voor het evenement aan.
Dat kan met dit Aanvraagformulier evenementenvergunning, samen met deze bijlagen:

  • een situatietekening; Met de viewer kunt u inzoomen naar het gebied waar u een evenement gaat organiseren. Hierop staan ook de voorzieningen zoals het riool of een stopcontact. In de handleiding staat hoe u de viewer kunt gebruiken. Ook hoe een afdruk is te maken van de evenementen locatie;
  • plattegrond; hoe een ruimte of tent is ingedeeld;
  • draaiboek; voorbeeld
  • veiligheidsplan; voorbeeld
  • tentboek; wanneer deze groter is dan 25m2 (gekoppeld/1 tent). constructieve gegevens kan uw leverancier aanleveren
  • podium; wanneer deze hoger is dan 1 meter. Uw leverancier kan de constructieve gegevens aanleveren;
  • tribune
  • verkeersplan
  • kopie verzekering / EHBO / beveiliging

Hoe completer u de aanvraag/melding indient, hoe eerder u het besluit ontvangt.

Heeft u vragen of wilt u een concentaanvraag voor uw evenement? Wij maken graag met u een afspraak.

Melding

Het melden van een evenement is gratis.  

Vergunning 

Een aanvraag evenementenvergunning is gratis.

Voor eventuele ontheffingen of andere toestemmingen gelden de volgende tarieven:

  • Ontheffing artikel 35 Drank- en Horecawet € 76,60
  • Verkrijgen van een ontheffing als bedoeld in artikel 87 RVV 1990  € 19,90

(tarieven 2019)